Tämä on Asianajotoimisto Kailiala Oy:n henkilötietolain (10 § ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Asianajotoimisto Kailiala Oy
Tuureporinkatu 6
20100 Turku

Puh. +358 2 2843 400
Fax +358 2 2843 410
toimisto@asianajotoimistokailiala.fi
www.asianajotoimistokailiala.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Asianajaja Jari Kailiala
jari.kailiala@asianajotoimistokailiala.fi
Puh. +358 40 581 4052

3. Rekisterin nimi

Asianajotoimisto Kailiala Oy:n asiakasrekisteri 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on toimeksiantosopimus, laki sekä asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asianajotoimeksiannon hoitaminen ja yhteydenpito asiakkaisiin. Henkilötietoja käsitellään myös lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden täyttämiseksi. Henkilötietoja saatetaan käyttää myös markkinointitoimenpiteisiin ja asiakasviestintään.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat mm.: henkilön nimi, sosiaaliturvatunnus, asema, ammatti, yritys/organisaatio, työnantaja, mahdollinen ammattiliiton ja/tai työttömyyskassan jäsenyys, mahdolliset yhdistysten jäsenyydet, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen liittyvät tiedot (ml. toimeksiantoon liittyvien muiden osapuolten tiedot).

Tietoja säilytetään asianajotoimintaa koskevien säädöksien ja ohjeiden mukaisesti, lähtökohtaisesti 10 vuotta toimeksiantosuhteen päättymisen jälkeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta tai rekisteröidyltä. Tietoja saadaan mm. toimeksiantosopimuksista, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Rekisteriin tallennettavia tietoja saadaan tietyissä tilanteissa myös asiakkaan omasta ammattiliitosta ja/tai työttömyyskassasta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä viranomaisilta sekä muista luotettavista lähteistä lainsäädännön sallimissa rajoissa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa vain asianajajia koskevia salassapito- ja vaitiolosäännöksiä noudattaen ja vain siinä määrin kuin se on tarpeellista asiakkaan toimeksiannon hoitamista varten tai mikäli laki sitä edellyttää.

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää alihankkijoita, jolloin tietosuojalainsäädännön vaatimuksista huolehditaan sopimuslausekkein.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Internet-palvelimella säilytettävä aineisto säilytetään siten, että laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti mm. palomuurilla ja virustorjuntaohjelmalla.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Rekisterin sisältämät tiedot säilytetään Suomen Asianajajaliiton ohjeiden edellyttämällä tavalla.

9. Automaattinen tiedonkeräys ja tunnistetietojen käsittely

Asianajotoimisto Kailiala Oy:n verkkosivusto on kaikille avoin eikä sivujen selaaminen edellytä rekisteröintiä. Verkkosivuston käyttäjistä ei kerätä henkilötietoja, joista yksittäinen käyttäjä voitaisiin tunnistaa. Palvelun käytöstä voidaan kerätä kootusti tilastollista tietoa palvelun kokonaiskävijämäärästä, suosituimmista sivuista, palveluun sisääntulosivuista, palvelusta poistumissivuista tai muita vastaavia tietoja. Tilastollisen tiedon keräämiseen verkkosivuilla voi olla käytössä esim. Google Analytics. Googlen tietosuojakäytäntö on luettavissa täältä.

Palautteen, yhteydenottopyynnön tai muun vastaavan viestin voi lähettää sivuston yhteydenottolomakkeen välityksellä. Viestiin liitetään lähettäjän nimi ja yhteystiedot, jotta siihen voidaan vastata.
Yhteydenottolomakkeen kautta lähetetyt viestit arkistoituvat palveluun. Henkilötietoja sisältävää viestiä lähetettäessä on huomioitava, että suojaamattomana lähetetyn yhteydenottolomakkeen tai sähköpostiviestin tietoturva on heikko eikä tiedon salassapitoa ja suojaamista voida täysin varmistaa. Tähän on kiinnitettävä erityistä huomioita, mikäli viesti sisältää yksityisyyden kannalta arkaluontoisia tietoja.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä tietojen antamisesta, mikäli pyyntö on selkeästi perusteeton tai kohtuuton tai kohdistuu salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden piirissä olevaan tietoon.

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tiedot on pyydettävissä maksutta kerran vuodessa.

11. Tietojen poistaminen ja oikeus tulla unohdetuksi

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Tietoja voidaan poistaa henkilön vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi lukuun ottamatta Suomen Asianajajaliiton edellyttämien esteellisyysseikkojen tarkistamiseksi välttämättömiä tietoja.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

13. Asiakkaan oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Toimivaltainen valvontaviranomainen asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
PL 800, 00521 Helsinki
Puh. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi.

Lisäksi Asianajotoimisto Kailiala Oy:n toimintaa valvoo yleisesti Suomen Asianajajaliitto.

Suomen Asianajajaliitto
Simonkatu 12 B 16
PL194, 00101 Helsinki
Puh. (09) 6866 120
info@asianajajaliitto.fi.